主催の基本（まずは全体の流れを知る）

Zoomで会議を主催する流れは、とてもシンプルです。①日時を決めて予約する → ②参加者へ招待を送る → ③当日、会議を開始する。最初はこの3つだけ意識すれば十分です。無料プランの場合は「主催した会議が40分で終了する」点と、安心して使うために「待機室」「パスコード」「認証済みユーザーのみ参加を許可」のどれかを必ず有効にする点だけ覚えておきましょう。

会議を予約する（いちばん迷わない方法）

パソコンのZoomアプリから

  1. Zoomアプリを開き、サインインします。
  2. 上部の「ホーム」→「スケジュール」をクリックします。
  3. 件名（会議名）・日時・所要時間・タイムゾーン（(GMT+09:00) 東京）を入力します。
  4. 「セキュリティ」で「パスコード」「待機室」「認証済みユーザーのみ参加を許可」のうち、使うものにチェックします。
  5. 「保存」を押せば予約は完了です。

Webブラウザから

  1. ブラウザでZoomにサインインします。
  2. 左のメニューで「ミーティング」→「ミーティングをスケジュール」を選びます。
  3. 件名・日時・タイムゾーンを入れ、同じく「セキュリティ」を設定して保存します。

スマホアプリから

  1. 下部メニューの「ミーティング」→「スケジュール」を開きます。
  2. 件名・日時・タイムゾーンを設定し、「セキュリティ」をオンにして保存します。

招待を送る（すぐに伝わる2つの方法）

方法A：招待文をコピーして送る（最短）

  1. PCのZoomアプリで「ミーティング」→対象の会議を開きます。
  2. 「招待のコピー」をクリックし、メールやチャットに貼り付けて送ります。

コツ

  • 単発の会議や、手早く連絡したいときに向いています。
  • URLにパスコードを含めておくと、相手は入力不要で参加できます（リンクの取り扱いには注意）。

方法B：カレンダーから招待する（見落としにくい）

  1. 会議の作成時にGoogleカレンダーやOutlookを選ぶか、作成後に予定を作ります。
  2. 参加者のメールアドレスを追加し、予定を送信します。開始前に自動で通知されるので便利です。

使い分け

  • 人数が多い・定例会議：カレンダー招待がラク。
  • 今すぐ連絡したい：招待のコピーで送る。

安全のための設定（ここだけは忘れない）

迷ったらこの組み合わせ

  • 社外の人も参加：パスコード＋待機室（リンクは関係者のみに共有）。
  • 社内だけ：認証済みユーザーのみ参加を許可（社内アカウントでのサインインを必須に）。

URLにパスコードを含めるときの注意

  • 参加が簡単になる一方、リンクが広まりやすくなります。共有先は必要な相手のみに絞りましょう。

待機室の活用

  • 参加者は一度待機室に入り、主催者が「許可」すると入室できます。知らない人の入室を防ぐのに有効です。

当日の流れ（準備→開始→進行）

開始5分前の準備

  • 主催者（必要なら共同ホスト）だけ先に入って、音声と映像をチェックします。
  • 「画面の共有」を一度だけ試し、資料が見えるか確認します。
  • 録画する場合は、どこに「録画」「クラウド録画」のボタンがあるか事前に確認します。

始まったら最初に伝えること

  • 「聞こえづらい方はチャットで教えてください。」
  • 「発言のない間はミュートでお願いします。」
  • 無料プランの場合は「40分で一度終了します。同じURLで入り直せます。」と先に伝えておくと安心です。

40分制限でも進めやすい配分（例）

  • 0〜5分：目的・今日の進め方・持ち時間を共有。
  • 5〜30分：本題（論点ごとに区切って話す）。
  • 30〜38分：決定事項・ToDo・担当・期限を確認。
  • 38〜40分：次の予定や、再入室の要否を確認。

役割分担でスムーズに運営する

共同ホスト

  • 会議中に付与する役割です。ミュート管理、待機室の承認、画面共有の許可などを手伝えます。

代替ホスト

  • 予約時に指定します。主催者が不在でも会議を開始できます（条件あり）。

どちらを使う？

  • 自分が遅れる可能性がある → 代替ホストを事前に指定。
  • 運営を手伝ってほしい → 当日に共同ホストを付与。

困ったときの早見表

参加者が入ってこない

  • 待機室で止まっている可能性があります。「参加者」を開き、承認してください。

音が出ない・声が届かない

  • 「スピーカー＆マイクのテスト」を実行し、スピーカー/マイクのデバイスを切り替えます。
  • 別の会議アプリがマイクを使っていないかも確認しましょう。

リンクや招待でつまずく

  • 招待メールが迷惑フォルダに入っていないか確認します。
  • URLが途中で改行されていないか確認し、全文をコピーして開きます。
  • 「ブラウザから参加」が見つからない場合、設定で非表示のことがあります。アプリ参加を案内してください。

そのまま使える招待文（短いテンプレ）

件名：［○/○(○) 10:00-10:40］打合せ（Zoom）
本文：
以下のURLからご参加ください（5分前に開場します）
参加URL：＜Zoomリンク＞
ミーティングID：＜任意＞
パスコード：＜任意＞ ※URLに含まれていれば入力不要

当日のお願い：
・入室後は音声と映像の確認をお願いします
・発言のない間はミュートでご協力ください
・無料プランのため、40分で一度終了する場合があります

最終チェックリスト（主催者用）

予約時

  • 件名・日時・タイムゾーン（(GMT+09:00) 東京）を設定した。
  • 「パスコード」「待機室」「認証済みユーザーのみ参加を許可」のいずれかをオンにした。

招待時

  • 「招待のコピー」またはカレンダー招待で配布した。
  • URLの共有先を関係者のみに絞った。

当日

  • 開始5分前に入り、音声・映像・画面共有・録画ボタンの位置を確認した。
  • 必要に応じて共同ホストや代替ホストを設定した。