まずは安心の3ポイントを覚えよう
「知らない人が入ってきたらどうしよう…」――そんな不安は、次の3つでほぼ解決します。今日からこの順番で使ってみましょう。
- パスコード：必ず付ける（招待リンクに含めれば入力の手間なし）。
- 待機室：入室前にいったん止めて、主催者が「許可」する仕組み。
- 認証：社内だけの会議は「サインイン済みの人だけ」入れるようにする。
この3つを押さえておけば、初めての主催でも安心です。
予約のときに決めておくこと
ここで「安全の初期設定」を整えておくと、当日がぐっとラクになります。
パスコードを付ける
- ブラウザでZoomにサインインし、「設定」→「ミーティング」→「セキュリティ」を開きます。
- 「ミーティングにパスコードを使用」をオンにします。
- 会議を作成するときも「パスコード」を入力できます。必要なら招待リンクにパスコードを含めるにしておくと、参加者はワンクリックで入室できます。
ひとことメモ
- リンクは必要な人だけに配布しましょう。転送されると、誰でも入れてしまいます。
待機室をオンにする
- 「設定」→「ミーティング」→「セキュリティ」で「待機室」をオン。
- 「待機室のオプション」で「外部ゲストのみを待機室へ」など、運用に合う対象を選びます。
- 会議名や案内文を入れておくと、参加者が迷いにくくなります。
認証を使う（社内向け）
- 会議作成画面の「オプション」またはウェブの「設定」で「認証されたユーザーのみ参加可能」をオン。
- 会社のドメインやSSOを選べば、社外の誤入室を防げます。
登録と組み合わせるとき
- 「登録必須」＋「認証必須」にすると、登録した本人アカウントでの入室だけ許可できます。
会議中にできる安全操作
当日の状況に合わせて、その場で切り替えられます。
基本の入り口
- パソコン：下部の「ホストツール」（旧「セキュリティ」）。
- スマホ：下部「詳細」→「セキュリティ」。
よく使う操作
- ミーティングをロック：新規入室を止めます。全員そろったらオンに。
- 待機室の有効化：新しく来た人を待機室で止める／既存の人を一時的に待機室へ移す。
- 参加者の権限：画面共有・チャット・名前変更などを必要に応じて許可／禁止。
待機室はこんな場面で便利
社外の人が混ざる打合せ
- おすすめ初期値：パスコード＋待機室。
- 開始5分前に主催者が入り、表示名を確認しながら「許可」。初回はゆっくりでOKです。
社内の定例ミーティング
- おすすめ初期値：認証（社内アカウント）。
- 待機室はオフでもOK。遅れてきた人も自動で入れるので運営が軽くなります。
大人数の説明会や講座
- 開始時刻までは待機室で整列→開始時間になったら一括入室。
- 荒らし対策で、状況に応じてロックも活用しましょう。
表示名と本人確認のちょいワザ
待機室で見分けるコツ
- 「所属_氏名」のようなルールを案内しておくとスムーズです。
- 名前が分からないときは、チャットで名乗ってもらいましょう。入室後に「名前の変更」を案内するのも◎。
一時退室・再入室の扱い
- 設定によっては主催者がいない間、参加者が自動で待機室に戻ることがあります。再入室の「許可」を忘れずに。
困ったときの早見表
パスコード入力を求められて入れない人がいる
- 招待URLにパスコードが入っていない可能性。URLが改行で切れていないかも確認しましょう。
- 管理側のルール変更でパスコードが再発行されたケースもあります。最新URLを送り直します。
待機室から「許可」できない
- 共同ホストが同時に操作している場合があります。数秒待って再表示し、参加者一覧で検索してみましょう。
社外の人が入れない
- 「認証のみ」が有効かもしれません。一時的に解除するか、ゲスト用の認証プロファイルを用意します。
ロックしたまま入れ忘れた
- 「ロック」を解除すれば入室できます。重要会議は「全員点呼 → ロック」の順番にすると安心です。
シーン別のおすすめ初期設定
外部参加あり（ふだんの打合せ）
- パスコード：オン（リンクに含める）。
- 待機室：オン（外部のみ待機室へ）。
- 認証：オフ（ゲスト参加可）。
社内限定（機密度が中〜高）
- パスコード：オン。
- 待機室：任意（運営のしやすさで判断）。
- 認証：オン（社内ドメイン／SSO）。
開始前のチェックリスト
- 招待URLは最新か（パスコード入り）。
- 待機室・認証・ロックの方針を決めた。
- 表示名ルール（例：会社名_氏名）を冒頭で案内するメモを用意。
- 入室が落ち着いたらロック、遅刻者は都度解除→入室→再ロック。
